Quando se fala em contratação de trabalhadores, a primeira referência costuma ser o salário. É natural, afinal, é esse o valor que o empregado recebe e que aparece de forma mais evidente na relação de trabalho. No entanto, para quem contrata, essa é apenas uma parte da conta.
Manter um empregado significa assumir um conjunto de obrigações trabalhistas, previdenciárias e sociais que vão muito além da remuneração mensal. Verbas como férias, décimo terceiro salário, FGTS, contribuições, benefícios e outras obrigações fazem parte de uma estrutura de custos que pode representar entre 40% e 70% além do salário pago ao empregado, a depender do regime de tributação da empresa, da atividade desenvolvida e da composição dos encargos e benefícios envolvidos na contratação.
E há ainda aquilo que não aparece tão claramente na folha: os custos de recrutamento e treinamento, equipamentos e estrutura, gestão de pessoas, substituições, períodos não trabalhados, horas extras e, sobretudo, os custos decorrentes de erros ou inadequações na gestão da relação de trabalho.
Por isso, existe uma diferença importante entre quanto um empregado recebe e quanto ele efetivamente custa para a empresa. Essa diferença nem sempre é percebida quando se discute o mercado de trabalho.
Uma conta que vai além do salário
A contratação de um empregado não é apenas uma decisão sobre remuneração. É uma decisão que envolve planejamento financeiro, estrutura operacional e responsabilidade jurídica. Ao longo da relação de emprego, a empresa assume obrigações e responsabilidades que precisam ser consideradas no planejamento do negócio. O custo da mão de obra, portanto, não se resume ao valor registrado na folha de pagamento.
Nada disso significa que o trabalho deva ser visto apenas como uma despesa. Pelo contrário: pessoas são parte essencial da operação de grande parte das empresas e representam justamente o elemento que permite produzir, atender, vender, inovar e fazer o negócio crescer.
O ponto é outro: se o trabalho é essencial para a atividade empresarial, seu custo também precisa ser compreendido de forma adequada.
Quando essa conta é subestimada, a empresa pode tomar decisões acreditando estar diante de determinada realidade financeira, quando, na prática, está assumindo uma despesa muito maior.
Parte dos custos da relação de trabalho, como o salário puro e os encargos diretos, é relativamente fácil de identificar. Outra parcela de custos, no entanto, só é percebida quando se olha para a operação como um todo.
Um afastamento, por exemplo, pode manter determinadas obrigações para a empresa ao mesmo tempo em que exige uma solução para que a atividade continue sendo realizada. Uma nova contratação também envolve custos que vão além do salário: recrutamento, seleção, treinamento, integração e o período necessário para que o profissional alcance plena produtividade.
Também há custos relacionados à gestão. Conflitos internos, rotatividade, dificuldades de liderança, falta de organização, retrabalho e ausência de procedimentos claros podem não aparecer imediatamente como “custos trabalhistas”, mas impactam diretamente a operação e, consequentemente, o resultado do negócio.
E existe uma parcela ainda mais sensível de riscos. Aquela decorrente da falta de conformidade: jornadas de trabalho mal administradas, contratações inadequadas, verbas pagas incorretamente, políticas internas inexistentes ou desatualizadas e obrigações legais e normativas não cumpridas podem produzir consequências que ultrapassam o custo originalmente previsto.
É nesse momento que uma despesa, inicialmente previsível, pode se transformar em passivo. O custo deixa de estar relacionado apenas à manutenção da relação de trabalho e passa a refletir também o preço de uma gestão que não antecipou seus riscos.
Por isso, compreender e administrar esses custos não é apenas uma questão de conformidade trabalhista. É também uma questão de gestão, planejamento e sustentabilidade do negócio.
O custo do trabalho nas decisões empresariais
Conhecer o custo real de uma contratação é importante porque esse fator interfere diretamente nas decisões que envolvem a própria estrutura do negócio. A empresa precisa dimensionar sua operação, avaliar suas necessidades de mão de obra e compreender quanto determinada estrutura de pessoal representa para o orçamento.
Essa análise é especialmente relevante em atividades nas quais a mão de obra ocupa parcela significativa dos custos e influencia diretamente a capacidade de operação. O custo do trabalho pode repercutir na formação de preços, nas margens do negócio, na capacidade de investimento e nas decisões de expansão, reorganização ou substituição de processos.
Em termos gerais, a folha de pagamento pode representar uma parcela relevante do faturamento de uma empresa, estimada entre 15% e 40%, variando conforme o setor, o modelo de negócio e o grau de dependência de mão de obra. Não é, evidentemente, o único elemento dessa equação. Matéria-prima, tecnologia, tributos, logística, estrutura e tantos outros fatores também interferem no resultado. Mas o custo do trabalho é um componente relevante que não pode ser desconsiderado por quem quer sustentar um negócio.
Por isso, a questão não está simplesmente em reduzir o custo da mão de obra, mas em conhecê-lo e administrá-lo de forma compatível com a realidade da empresa. As decisões relacionadas à estrutura de trabalho devem considerar não apenas o custo imediato, mas também a atividade desenvolvida, a forma de organização do trabalho e os riscos jurídicos envolvidos.
Nem todo custo pode ser reduzido — mas pode ser planejado
Há uma diferença importante entre reduzir custos e administrar custos. Determinados custos são inerentes ao modelo de negócio e à própria contratação. Não podem simplesmente ser eliminados porque fazem parte das responsabilidades assumidas pela empresa. O que pode — e deve — ser feito é conhecê-los previamente, incorporá-los ao planejamento e buscar maior eficiência na gestão.
Essa lógica também se aplica aos riscos trabalhistas. Não é possível eliminar toda e qualquer possibilidade de conflito em uma relação que envolve pessoas. É possível, porém, reduzir significativamente a exposição a riscos quando a empresa conhece suas obrigações, estrutura adequadamente seus processos e toma decisões de forma consciente.
Uma contratação bem planejada, uma jornada corretamente administrada, documentos atualizados, procedimentos claros, políticas internas coerentes e uma gestão adequada das relações de trabalho representam mais do que conformidade. Representam previsibilidade. E previsibilidade tem valor para qualquer negócio.
É justamente essa capacidade de antecipação que permite que o Direito do Trabalho ocupe um espaço mais estratégico dentro das empresas: não apenas como uma área acionada quando existe uma reclamação trabalhista, mas como ferramenta de planejamento, prevenção e apoio à tomada de decisões.
Porque o custo de uma relação de trabalho não começa quando chega a folha de pagamento. E, muitas vezes, o custo mais alto também não está nela. Está naquilo que não foi planejado, naquilo que não foi prevenido e no risco que só foi percebido quando já havia se transformado em passivo.
No final, compreender quanto custa um empregado não significa enxergar o trabalhador apenas como uma despesa. Significa reconhecer que toda relação de trabalho envolve uma dimensão econômica, uma dimensão jurídica e uma dimensão humana — e que empresas mais preparadas são aquelas capazes de administrar essas três dimensões de forma equilibrada.
Conhecer a conta é parte da gestão. Prevenir os riscos é parte da estratégia.
Rocheli Kunzel,
OAB/RS 81.795.
